• Home
• Online Boekhouden
• Nieuws
• Links
• Sitemap
• Zoek
• Locatie
• Contact

Eindejaarstips 2009 vergoedingen en verstrekkingen

Datum: 16-11-2009

Het einde van het jaar is een goed moment om na te gaan welke vergoedingen en verstrekkingen nog aan werknemers kunnen worden gedaan en welke fiscale regels hiervoor gelden.

Houdt daarbij de maatregelen in de gaten die op grond van het Belastingplan per 2010 ingaan.

Kies voor een schone/elektrische leaseauto
Rijden uw werknemers in een auto van de zaak, overweeg dan eens een zuinige, schone variant. Goed voor het milieu en uw werknemers besparen een hoop geld, omdat de bijtelling voor het privégebruik lager is dan het gebruikelijke percentage van 25. Of een auto ‘zuinig’ is hangt af van de CO2-uitstoot. Voor zeer zuinige auto’s geldt een bijtelling van slechts 14% en voor ‘iets minder zuinige auto’s’ een bijtelling van 20%. Vanaf volgend jaar is het aantrekkelijk uw werknemers te laten rijden in zogenoemde ‘nulemissieauto’s’ waaronder elektrische auto’s. Voor deze auto’s geldt voor de jaren 2010 en 2011 namelijk in het geheel geen bijtelling voor privégebruik.

Kies voor een bestelauto
Voor een bestelauto van de zaak geldt in principe – net als voor de personenauto – een bijtelling voor het privégebruik van 25% van de cataloguswaarde. Toch kan het aan te raden zijn een bestelauto ter beschikking te stellen, omdat er drie situaties zijn waarin de bijtelling geheel achterwege kan worden gelaten. Dat is het geval als de bestelauto uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer, er een verbod op privégebruik geldt of de bestelauto buiten werktijd op het bedrijfsterrein moet achterblijven. Leg een verbod op privégebruik wel altijd schriftelijk vast!

Bestelauto van de zaak? Simpele rittenadministratie
Rijden uw werknemers in een bestelauto van de zaak en maken zij veel ritten op een dag, dan mag worden volstaan met een vereenvoudigde rittenadministratie om aan te tonen dat jaarlijks minder dan vijfhonderd kilometer privé wordt gereden. De werknemer hoeft de zakelijke ritten niet meer te vermelden. Hierbij geldt wel als voorwaarde dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en u in uw administratie een overzicht heeft van de zakelijke adressen. De inrichting van de vereenvoudigde rittenadministratie en de voorwaarden hiervoor kunt u vinden in een voorbeeldafspraak van de Belastingdienst.

Bereid u voor op de werkkostenregeling
Een spectaculaire wijziging voor de loonheffing is het schrappen per 2011 van alle regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Hiervoor in de plaats komt de ‘werkkostenregeling’. Simpel gezegd houdt deze regeling in dat u 1,5% van de fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Een stuk eenvoudiger dus! Bovendien hoeft u niet meer per werknemer bij te houden om welke vergoedingen en verstrekkingen het gaat. U heeft nog een jaar om u voor te bereiden en dat is zeker nodig, aangezien alle bestaande afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen en verstrekkingen per 2011 niet meer geldig zijn.

Vast of variabel?
Voor het geven van kostenvergoedingen aan uw werknemers heeft u de keuze tussen vergoedingen op basis van het declaratiesysteem of vaste vergoedingen. Voor vaste vergoedingen hoeft u geen bonnetjes te bewaren en dat scheelt dus een hoop administratieve rompslomp. Houdt u er wel rekening mee dat u een vaste vergoeding altijd moet kunnen onderbouwen. Vraag aan een aantal werknemers om een aantal maanden lang precies bij te houden welke kosten zij hebben gemaakt. De inspecteur kan om een dergelijke specificatie vragen!

Verstrek mobiele telefoon of blackberry
Bellen uw werknemers veel zakelijk, overweeg dan eens om een mobiele telefoon te verstrekken. De enige voorwaarde voor het onbelast vergoeden of verstrekken van een telefoon is dat uw werknemer meer dan 10% zakelijk moet bellen. Naast een mobiele telefoon kunt u ook kiezen voor een blackberry. Ook voor het vergoeden van een internetabonnement geldt slechts een eis van 10% zakelijk gebruik.

Maaltijden in kantine? Forfaitair bedrag rekenen
Verstrekt u maaltijden aan uw werknemers tijdens werktijd in een kantine, dan moet u daarvoor een forfaitair bedrag tot het loon rekenen. Voor ontbijt en lunch is dat € 2,10 en voor een warme maaltijd € 4 (bedragen 2009). Premieheffing kan in dat geval achterwege worden gelaten. Het begrip ‘kantine’ is overigens erg ruim. Een aparte ruimte die u voor de lunch gebruikt voldoet al, zoals een vergaderkamer.

Geen kantine, dan maaltijdenregeling
Worden maaltijden niet in een kantine genuttigd, dan is de ‘maaltijdenregeling’ van toepassing. Deze regeling is simpel. U kunt alle maaltijden met ‘een meer dan bijkomstig zakelijk belang’ (dat is meer dan 10%) onbelast vergoeden of verstrekken. De Belastingdienst heeft aangegeven dat er van een meer dan bijkomstig zakelijk belang sprake is als de werknemer door zijn werk niet in staat is om tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis te eten. Maaltijden tijdens overwerk, koopavonden, dienstreizen voldoen hier in elk geval aan.

Overweeg kerstpakket
Heeft u uw personeel dit jaar nog geen geschenk in natura verstrekt, overweeg dan om dit alsnog te doen. U mag één keer per jaar 20% eindheffing toepassen over een geschenk in natura (zoals het kerstpakket) voor zover de waarde in het economisch verkeer (inclusief btw) niet meer bedraagt dan € 70. U mag ook meerdere geschenken verstrekken zolang u maar onder het bedrag van € 70 blijft.

Gaan de verstrekkingen boven de grens van € 70 uit, dan kan het meerdere worden belast tegen het gebruteerde tabeltarief. Het gebruteerde tabeltarief mag u alleen toepassen als het geschenk niet duurder is dan € 136 en u niet meer dan € 272 op jaarbasis aan de werknemer heeft geschonken. Voorkom dus dat het geschenk te duur (boven de € 136) uitvalt waardoor u het gebruteerde eindheffingstarief niet kunt toepassen. Geef uw werknemer liever twee keer een minder duur geschenk.

Leg afspraken stamrecht schriftelijk vast
Betaalt u uw werknemer een ontslagvergoeding, dan moet u hierover loonheffing berekenen. Dat kan worden voorkomen door de vergoeding om te zetten in een stamrecht. De loonheffing wordt hierdoor uitgesteld tot het moment waarop de periodieke uitkeringen ingaan. De voorwaarden voor deze stamrechtvrijstelling zijn strikt! Zo mogen de uitkeringen niet later ingaan dan in het jaar waarin de werknemer 65 jaar wordt en moet de aanspraak zijn ondergebracht bij een professionele verzekeraar. Leg de afspraken over de ontslagvergoeding altijd schriftelijk vast.

Vaste reiskostenvergoeding ook bij thuiswerken
Voor de kosten van het woon-werkverkeer kunt u uw werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven die is gebaseerd op 214 werkdagen x € 0,19 x het totale aantal kilometers per dag (praktische regeling). Per januari 2009 geldt een verruiming van deze regeling. U kunt de praktische regeling namelijk ook toepassen op werknemers die niet elke dag naar hun werk reizen. Voorwaarde is dat zij op minimaal 60% van de werkdagen (dus dat is 128) naar een vaste arbeidsplaats reizen. Vóór 2009 was dit nog 70%. Door deze verruiming kan de werknemer tot twee dagen thuiswerken met behoud van zijn vaste reiskostenvergoeding.

Bron: De SalarisAdviseur >>