• Home
• Online Boekhouden
• Nieuws
• Links
• Sitemap
• Zoek
• Locatie
• Contact

Eindejaarstips voor de (salaris)administratie !

Datum: 13-12-2010

Het einde van het jaar is een goed moment om te bekijken of uw administratie op orde is. In dit artikel leest u de eindejaarstips 2010.

* Levensloop of spaarloon? Kies vóór 1 januari 2011
* Spaarloon: controleer de schriftelijke regeling

* Opname spaarloon kan ook in 2011
* Bied een collectieve levensloopregeling aan

* Optimaliseer gebruik van afdrachtverminderingen
* Vergoed EVC-procedure

* Profiteer ook in 2011 van verhoogde S&O-percentage
* Dien op tijd aanvraag S&O in

* Vraag naar origineel identiteitsbewijs
* Controleer ID-gegevens werknemers

* Leg identiteit ingeleende werknemers vast
* Verleng het contract van de jonge werknemer

* Verstuur de loonstrook voortaan digitaal
* Meer zekerheid met een VAR

* Check de VAR telefonisch
* Vraag om schriftelijke opgaaf gegevens

* Leg afspraken stamrecht schriftelijk vast
* Nog één jaar ‘loon over’

* Check of loonheffing eindheffing is
* Let op: vanaf 2011 dubbel betalen bij RVU

* Dien verzoek om eigenrisicodrager WGA op tijd in
* Check sectorindeling

* Laatste kans op deeltijd-WW
* Jongeren met kleine baan? Geen premieplicht!

* Benut loonkostensubsidie van UWV
* Schakel vrijwilligers in

Vraag uw werknemers om nog dit jaar een (schriftelijke) keuze te maken tussen de spaarloon- of de levensloopregeling. Werknemers kunnen namelijk per kalenderjaar maar van één regeling gebruikmaken en deze keuze moet vóór 1 januari van elk jaar bekend zijn. Het is niet mogelijk om gedurende het kalenderjaar te ‘switchen’. In het Regeerakkoord is overigens voorgesteld beide regelingen te vervangen door een vitaliteitsregeling. Zover is het echter nog niet.

Spaarloon: controleer de schriftelijke regeling
Maken uw werknemers gebruik van de spaarloonregeling? Controleer dan of u die regeling op de voorgeschreven wijze schriftelijk hebt vastgelegd. Als een schriftelijke regeling ontbreekt, moet het volledige bedrag aan gespaard loon alsnog worden verloond. Ontbreekt bij u een schriftelijke regeling? Stel deze dan nog dit jaar op!

Opname spaarloon kan ook in 2011
Per 15 september jl. kan het spaarloon dat in de jaren 2006 tot en met 2009 is opgebouwd worden gedeblokkeerd door de werknemer. Spaarders beslissen zelf wat er met dat geld gebeurt. Men kan het spaarloon opnemen en uitgeven of overboeken op een eigen spaarrekening, maar het is ook mogelijk het geld op de geblokkeerde rekening te laten staan. Zolang het geld op de speciale spaarloonrekening staat, profiteert de werknemer van de fiscale voordelen in de inkomstenbelasting (box 3-vrijstelling). Een werknemer die niet direct per 15 september 2010 zijn opgebouwde spaarloon heeft opgenomen, kan ook nog in 2011 zijn spaarloon van de bank halen. Overigens blijft het in 2010 opgebouwde spaarloon geblokkeerd. Dat valt dus niet vrij.

Bied een collectieve levensloopregeling aan
Om de administratieve rompslomp met betrekking tot de levensloopregeling te beperken, doet u er verstandig aan om uw werknemers een collectieve levensloopregeling aan te bieden. Hierdoor hebt u als werkgever maar met één regeling bij één externe uitvoerder te maken. Maar let op: u kunt uw werknemers niet verplichten om aan een collectieve regeling deel te nemen.

Optimaliseer gebruik van afdrachtverminderingen
Gaat u goed na of u het afgelopen jaar optimaal gebruik hebt gemaakt van de afdrachtverminderingen in de loonbelasting. En zo niet, dien dan alsnog een verzoek in bij de fiscus! In 2010 kunt u recht hebben op de afdrachtvermindering onderwijs, speur- en ontwikkelingswerk en zeevaart. Deze kunnen naast elkaar worden toegepast, maar houdt u in de gaten dat de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk niet met de afdrachtvermindering zeevaart kan samengaan.

Vergoed EVC-procedure
Hebt u werknemers in dienst die een procedure Erkenning verworven competenties (EVC) willen starten? Dan kunt u besluiten om deze procedure te vergoeden. In dat geval kunt u profiteren van een extra afdrachtvermindering van € 325 (2010) per procedure. U hoeft het loon niet te toetsen aan het toetsloon. Ook als de werknemer die een EVC-procedure volgt, geen loon ontvangt, mag u de afdrachtvermindering toepassen. Een EVC-procedure stelt vast welke competenties iemand heeft opgedaan door werkervaring. Voorwaarde voor deze afdrachtvermindering is wel dat de EVC-aanbieder als zodanig erkend moet zijn door een daarvoor aangewezen instantie . De verklaring van de EVC-aanbieder over de kwaliteit van de procedure moet u bij uw loonadministratie bewaren.

Profiteer ook in 2011 van verhoogde S&O-percentages
In verband met de slechte economische omstandigheden, golden voor 2009 en 2010 verhoogde percentages voor de S&O-afdrachtvermindering. Ook in de komende jaren zullen verhoogde percentages gelden. De afdrachtvermindering bedraagt in 2011 46% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking dat ziet op S&O-werk voor zover het loon niet meer bedraagt dan € 220.000 en 16% voor het resterende loon. Het plafond bedraagt in 2011 € 11.000.000. Doe er uw voordeel mee.

Dien op tijd aanvraag S&O in
De aanvraag voor de S&O-afdrachtvermindering moet zijn ingediend uiterlijk één volledige kalendermaand voordat de periode waarop de aanvraag betrekking heeft begint. Wilt u in februari 2011 in aanmerking komen voor de S&O-afdrachtvermindering? Dan moet uw aanvraag dus vóór 1 januari 2011 bij Agentschap NL (voorheen SenterNovem) binnen zijn!

Vraag naar origineel identiteitsbewijs
Als werkgever bent u verplicht uw werknemers te identificeren. Dat betekent dat u van elke werknemer een kopie van een geldig origineel identiteitsbewijs (let op: hiervoor mag u geen rijbewijs gebruiken!) in uw administratie moet bewaren. Vraag bij het eerste contact met een potentiële werknemer altijd het originele ID-bewijs mee te nemen, controleer deze op onjuistheden, maak daarvan zelf een kopie en laat de werknemer tijdens dit contact zijn handtekening zetten. Controleer deze handtekening later ook met die op het arbeidscontract en andere documenten. U moet de kopie van het identiteitsbewijs minimaal vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij uw loonadministratie bewaren.

Controleer ID-gegevens werknemers
Zo aan het einde van het jaar is het goed om te controleren of van alle werknemers de identiteitsbewijzen op orde zijn. U bent immers behoorlijk de dupe als bij een looncontrole blijkt dat uw werknemers niet te identificeren zijn. Het controleren van het ID-bewijs is overigens een serieuze bezigheid. Om u te helpen heeft de overheid samen met het bedrijfsleven een handig stappenplan ontwikkeld. Op de site weethoehetzit.nl vindt u het volledige stappenplan om de identiteit van nieuwe arbeidskrachten vast te stellen. Doe er uw voordeel mee. Twijfelt u overigens over de echtheid van een ID-document van een nieuwe werknemer, dan kunt u contact opnemen met het Nationaal Bureau Document of kijk op identiteitsdocumenten.nl.

Leg identiteit ingeleende werknemers vast
Het loont om een goede administratie met betrekking tot ingeleende werknemers te voeren. Legt het uitzendbureau waarbij u werknemers inleent de identiteit van deze werknemers niet goed vast, dan zal de inspecteur het anoniementarief hanteren. Draagt het uitzendbureau ook de loonheffingen niet goed af, dan kunt u geconfronteerd worden met inlenersaansprakelijkheid. Ook dan geldt het anoniementarief. Dit tarief wordt alleen gematigd als u als inlener tijdig, dat wil zeggen op het moment van de tewerkstelling, een goede administratie bijhoudt van de gegevens van uw ingeleende werknemers. Dit geldt niet als u achteraf de gegevens administreert. Wees u hiervan bewust.

Verleng het contract van de jonge werknemer
Jonge werknemers zijn vaak aantrekkelijk, omdat ze relatief goedkoop zijn. In tijden van economische crisis is het onaantrekkelijk om met vaste contracten te werken. Dit is immers minder flexibel. Voor jonge werknemers tot 27 jaar geldt daarom tot 1 januari 2012 een tijdelijke maatregel die regelt dat een jongere pas na vier jaar (in plaats van drie jaar) van opeenvolgende tijdelijke contracten of bij het vijfde contract (in plaats van het vierde) een vast dienstverband moet krijgen.

Verstuur de loonstrook voortaan digitaal
Wilt u vanaf 2011 gebruikmaken van de mogelijkheid de loonstrookjes digitaal te versturen? Vraag dan nog voor het einde van het jaar (eenmalig) instemming van uw werknemers. U hoeft dan geen papieren loonstrookjes mee te versturen, wat al snel tientallen euro’s aan portokosten kan schelen. Naast de vereiste toestemming van de werknemer, moet u de digitale loonstrook ook zo verstrekken dat de werknemer deze kan opslaan om op een later moment nog eens te bekijken.

Meer zekerheid met een VAR
Maakt u gebruik van freelancers? Vraag dan altijd naar een VAR (verklaring arbeidsrelatie). Hiermee kunt u het risico van naheffing van loon- en premieheffing vermijden. Krijgt u een VAR overhandigd waarin staat dat de freelancer ‘winst uit onderneming’ geniet of ‘inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap’ dan bent u voor 100% ervan verzekerd dat geen loon- en premieheffing hoeft plaats te vinden. Als in de VAR ‘resultaat uit overige werkzaamheden’ of ‘loon’ staat, dan kunt u hier geen rechten aan ontlenen!

Check de VAR telefonisch
Twijfelt u aan de authenticiteit van een verklaring arbeidsrelatie (VAR), dan kunt de echtheid van deze verklaringen telefonisch checken. De Belastingdienst controleert dan op basis van bekende gegevens of de combinatie burgerservicenummer (BSN) en VAR klopt. Als de combinatie niet klopt, vindt nader onderzoek plaats. Opdrachtgevers van zzp’ers met een VAR-verklaring kunnen hiervoor terecht bij het Landelijk Coördinatiepunt VAR van de Belastingdienst, dat tijdens kantooruren is te bereiken via telefoonnummer 088 15 11 000.

Vraag om schriftelijke opgaaf gegevens
Neemt u een werknemer in dienst, dan moet deze werknemer zelf schriftelijk zijn gegevens voor de loonheffingen aan u doorgeven voordat hij bij u gaat werken. Een nieuwe werknemer moet tevens schriftelijk bij u verzoeken of hij wil dat u de loonheffingskorting toepast. Let u erop dat de opgaaf van gegevens en het verzoek om wel of niet de loonheffingskorting toe te passen gedagtekend en ondertekend zijn. Verder zijn er geen vormvereisten. U kunt desgewenst het formulier ‘opgaaf gegevens voor de loonheffing’ op de site van de Belastingdienst downloaden (www.belastingdienst.nl/download/1335.html).

Leg afspraken stamrecht schriftelijk vast
Betaalt u uw werknemer een ontslagvergoeding? Dan moet u hier loonheffing over berekenen. Dit kan worden voorkomen door de vergoeding om te zetten in een stamrecht. De loonheffing wordt hierdoor uitgesteld tot het moment waarop de periodieke uitkeringen ingaan. De voorwaarden voor deze stamrechtvrijstelling zijn strikt! Zo mogen de uitkeringen niet later ingaan dan in het jaar waarin de werknemer 65 wordt en moet de aanspraak zijn ondergebracht bij een professionele verzekeraar. Leg de afspraken over de ontslagvergoeding altijd schriftelijk vast.

Nog één jaar 'loon over'
Omdat de beoogde invoering van de eenduidige loonaangifte tot nader orde is uitgesteld, heeft het kabinet de overgangsregeling met betrekking tot 'loon over' met een jaar verlengd. Dit houdt in dat u ook in 2011 binnen het kalenderjaar loonbetalingen mag toerekenen aan de verstreken loontijdvakken waarop zij betrekking hebben.

Check of loonheffing eindheffing is
Ga na of belastingbesparing kan worden bereikt door in 2010 via een van de eindheffingsregelingen loonbelasting te voldoen. Voordeel is dat in een aantal gevallen afgerekend kan worden tegen een gunstiger tarief (enkelvoudig in plaats van het gebruteerde tabeltarief), en in de tweede plaats kan een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk worden bespaard. U kunt bijvoorbeeld voor eindheffing kiezen bij bepaalde geschenken in natura en bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen. Eindheffing is verplicht bij onder andere spaarloon, werkgeversbijdragen bij bepaalde VUT- en prepensioenbijdragen, doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto’s en excessieve vertrekbeloningen.

Let op: vanaf 2011 dubbel betalen bij RVU
Hebt u een regeling die het mogelijk maakt dat werknemers vervroegd uittreden (een zogenoemde RVU)? Dan moet u volgend jaar 52% eindheffing betalen over de totale waarde van de regeling! In 2010 is dit nog 26%. Het kan dus lonen een werknemer nog dit jaar vervroegd te laten uittreden. De definitie van RVU is trouwens erg ruim. Naast de standaard VUT-regeling kunnen ook ontslagvergoedingen en seniorenregelingen hieronder vallen.

Dien verzoek om eigenrisicodrager WGA op tijd in
Is het voor u voordeliger om het WGA-risico zelf te dragen? Dan kunt u hiervoor een verzoek bij de Belastingdienst indienen. U kunt op twee momenten in het jaar eigenrisicodrager worden: op 1 januari en op 1 juli. Het verzoek moet dan dertien weken van tevoren zijn ingediend, dus voor 1 oktober en voor 1 april. Als eigenrisicodrager betaalt u geen gedifferentieerde WGA-premie.

Check sectorindeling
Controleert u altijd de sector waarvoor u bent ingedeeld voor de werknemersverzekeringen. De Belastingdienst heeft het niet altijd bij het juiste eind. Indeling in een verkeerde sector kan grote financiële gevolgen hebben.

Laatste kans op deeltijd-WW
Heeft uw bedrijf ook last van de crisis, maar wilt u voorkomen dat u moet overgaan tot ontslag van uw personeel? Gaat u dan goed na of u nog gebruik kunt maken van de laatste restanten van de regeling voor deeltijd-WW. Deze tijdelijke regeling eindigt definitief op 1 juli 2011. U vindt de voorwaarden op de site van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringenl. Daar kunt u ook (een verlenging van) deeltijd-WW aanvragen.

Jongeren met kleine baan? Geen premieplicht!
Als sprake is van een 'kleine baan' geldt ook in 2011 geen premieplicht voor de werknemersverzekeringen en wordt bovendien de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet op 0% gesteld. Deze tijdelijke maatregel geldt vanaf het begin van 2010. In het voorjaar van 2011 wordt een definitief besluit genomen over de regeling. Van een kleine baan is sprake als de werknemer jonger is dan 23 jaar en het loon per maand onder een bepaald bedrag blijft. Zo geldt voor een 22-jarige bijvoorbeeld een grens van € 600 per maand.

Benut loonkostensubsidie van UWV
Neemt u voor ten minste één jaar een werknemer in dienst van jonger dan vijftig jaar die direct daarvoor een WW- of WAO/WIA-uitkering ontving? Dan kunt u in aanmerking komen voor een loonkostensubsidie van het UWV. Deze subsidie is jaarlijks maximaal 50% van het minimumloon. Meer informatie hierover vindt u op de site van UWV.

Schakel vrijwilligers in
Wilt u voor uw vereniging of stichting vrijwilligers inschakelen? Dan komt u in aanmerking voor de vrijwilligersregeling. Dat betekent dat een vergoeding aan deze personen onbelast blijft voor de loonheffing als deze onder de € 150 per maand en onder een bedrag van € 1.500 per jaar blijft. Bovendien hoeft u geen urenadministratie bij te houden.