• Home
• Online Boekhouden
• Nieuws
• Links
• Sitemap
• Zoek
• Locatie
• Contact

Kopje koffie werknemer?

Datum: 01-09-2009

Nuttigt een werknemer onder werktijd koffie, thee, frisdrank of andere kleine versnaperingen zoals fruit op kosten van de baas, dan is dit in principe onbelast.

Dit is neergelegd in de zogenoemde 'koffiegeldregeling'. Toch blijkt deze regeling in de praktijk best ingewikkeld. Vooral omdat de 'maaltijdenregeling' of de 'kantineregeling' er al snel doorheen loopt.

Om de koffiegeldregeling toe te passen moet zijn voldaan aan een paar voorwaarden. Allereerst moet er sprake zijn van 'kleine verstrekkingen'. Deze term is in de wet niet nader omschreven. Vaststaat wel dat koffie, thee, frisdrank, gebak, fruit en 'tussendoortjes van weinig waarde' onder dit begrip vallen. Een andere voorwaarde is dat het moet gaan om consumpties die tijdens werktijd worden genuttigd. Een lunch- of koffiepauze maakt geen onderdeel uit van de betaalde werktijd. Dit zou betekenen dat een kopje thee tijdens de lunch wel is belast, maar ná de lunch weer niet. Gelukkig heeft de staatssecretaris hierover opgemerkt dat consumpties die in pauzes worden genuttigd ook onbelast zijn, mits deze consumpties óók onder werktijd kunnen worden genuttigd.

Ook onder werktijd
Met andere woorden, de koffie of de Cup-a-Soup moet de hele dag voor uw werknemers beschikbaar zijn en dus niet alleen in de pauzes. Voor consumpties die uw werknemers alléén tijdens de lunchpauze kunnen nuttigen geldt de vrijstelling dus niet. In principe moet u dan de geldwaarde van dit loon in natura in uw administratie opvoeren. Tot slot mag een consumptie geen onderdeel uitmaken van een maaltijd. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van koffie met broodjes tijdens de lunch. In dat geval is namelijk de 'maaltijdenregeling' van toepassing (zie hierna). Wordt aan deze voorwaarden voldaan, dan kunt u de kleine verstrekkingen zonder enig fiscaal gevolg verstrekken (onbelast voor de loon- en premieheffingen).

Let op!
In rechtspraak is uitgemaakt dat een portie friet met frisdrank ook als een 'kleine verstrekking' wordt aangemerkt, maar twee broodjes kaas met koffie weer niet! Dit laatste moest volgens de rechter als een maaltijd worden aangemerkt waarvoor de maaltijdenregeling gold. Ingewikkeld dus.

Niet verstrekken maar vergoeden
U kunt er ook voor kiezen uw werknemers koffiegeld te geven in plaats van de koffie onder werktijd te verstrekken. Dit wordt vaak gedaan bij werknemers die veel onderweg zijn. De Belastingdienst merkt een dergelijke vergoeding aan als een onbelaste vergoeding. Ook hierover hoeft u dus geen loonheffing in te houden. De Belastingdienst heeft wel eisen gesteld aan de hoogte van een koffiegeldvergoeding. Als u tot een bedrag van € 0,55 per dag (of € 2,75 per week) vergoedt aan uw werknemer voor koffie et cetera, kunt u deze bedragen betalen zonder dat u bewijs moet hebben dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. U kunt een hoger bedrag vergoeden, maar dan moet u wel bewijs leveren dat deze kosten zijn gemaakt. Dit betekent dat u aan uw werknemer de bonnetjes moet vragen en deze moet bewaren in uw administratie.

Maaltijden in kantine
Verstrekt u maaltijden aan uw werknemers, dan moet u allereerst bepalen of deze maaltijden in een kantine worden genuttigd of niet. Een 'kantine' is in fiscale zin een erg ruim begrip. Het kan een echte kantine zijn of een speciaal daarvoor ingerichte ruimte, maar ook een vergaderzaal of bibliotheek voldoet. Het gaat erom dat u een bepaalde ruimte gebruikt om te lunchen. Is dat het geval, dan is de 'kantineregeling' van toepassing.

Forfaitaire bedragen
De kantineregeling houdt in dat u de waarde van de maaltijd voor een forfaitair bedrag tot het loon moet rekenen. De forfaitaire bedragen gelden ook voor de premieheffing werknemersverzekeringen. U mag ervoor kiezen de loonheffing via eindheffing tegen het gebruteerde tabeltarief te voldoen. Premieheffing kan in dat geval achterwege worden gelaten. De kantineregeling geldt alleen voor verstrekking van maaltijden. Betaalt u vergoedingen voor maaltijden, dan zijn deze gewoon als loon belast.

Forfaitaire bedragen (2009) voor kantineregeling
Warme maaltijd € 4,00
Koffiemaaltijd/lunch € 2,10
Ontbijt € 2,10

Maaltijdenregeling
Worden maaltijden niet in een kantine genuttigd, dan is de 'maaltijdenregeling' van toepassing. Deze regeling is vrij simpel. U kunt alle maaltijden met 'een meer dan bijkomstig zakelijk belang' (dat is meer dan 10%) onbelast vergoeden of verstrekken. Het gaat hierbij om situaties waarbij de werknemer niet thuis kan eten in verband met zijn werk. De Belastingdienst heeft aangegeven dat er van een meer dan bijkomstige zakelijk belang sprake is als de werknemer door zijn werk niet in staat is om tussen 17.00 en 20.00 uur thuis te eten. Maaltijden tijdens overwerk, koopavonden, dienstreizen voldoen hier in elk geval aan.

Let op!
De maaltijden die niet in een kantine worden verstrekt, hoeft u niet meer te 'tellen'. De norm van tachtig maaltijden geldt sinds 2007 niet meer.

Niet meer tellen tot tachtig
Ontbreekt het zakelijk belang bij een maaltijd, dan geldt de maaltijdenregeling niet. In dat geval moet u de kosten van de maaltijd tot het loon rekenen. Tot 2007 hield de maaltijdenregeling in dat u maximaal tachtig maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk belang onbelast aan een werknemer kon verstrekken of vergoeden. Kwam u boven dat aantal uit, dan moest u een normbedrag bij het loon tellen. Dit hoeft onder de huidige regeling niet meer. Het aantal maaltijden dat u op jaarbasis verstrekt maakt dus niet meer uit.

Advies
Koffie, thee en andere kleine consumpties onder werktijd zijn onbelast. Ook in de pauzes kunt u deze consumpties onbelast verstrekken, mits deze consumpties de gehele dag kunnen worden genuttigd. Anders geldt de vrijstelling niet. Voor maaltijden geldt of de kantineregeling of de maaltijdenregeling.

Houdt u er rekening mee dat bij looncontroles over jaren vóór 2007 u nog met de tachtigmaaltijdenregeling kan worden geconfronteerd.

Bron: De SalarisAdviseur >>